網頁設計常用序列使用技巧十個簡便方法

網頁設計常用序列使用技巧十個簡便方法

發佈者:作者:Web Design香港網頁設計大皇 - 網站設計
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　　Excle常用序列使用技巧十招
　　因工作的需要，我常常用EXCEL處理大量的表格文檔，感到一個最頭痛的問題就是文本的錄入，由於本人的錄入速度不高，使我不得不常常加班加點地幹，才能勉強完成老闆交給的任務。經過多年來的不斷摸索，我發現了一些能提高EXCEL輸入速度的小招式，現歸納出來，希望大家能喜歡。 ??? 第一招--內嵌序列法。
　　如果你經常需要輸入一些有規律的序列文本，如數字(1、2……)、日期(1日、2日……)等，可以利用EXCEL內嵌的序列來實現其快速輸入：
　　先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個單元格中輸入該文本的前兩個元素(如"甲、乙")。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時(我們通常稱其為"填充柄")，按住鼠標左鍵向後(或向下)拖拉至需要填入該序列的最後一個單元格後，鬆開左鍵，則該序列的後續元素 (如"丙、丁、戊……")依序自動填入相應的單元格中。
　　第二招--右鍵拖拉法。
　　有時需要輸入一些不是成自然遞增的數值(如等比序列：2、4、8……)，我們可以用右鍵拖拉的方法來完成：
　　先在第1、第2兩個單元格中輸入該序列的前兩個數值(2、4)。同時選中上述兩個單元格，將鼠標移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時，按住右鍵向後(或向下)拖拉至該序列的最後一個單元格，鬆開右鍵，此時會彈出一個菜單，選"等比序列"選項，則該序列(2、4、8、16……)及其"單元格格式"分別輸入相應的單元格中(如果選"等差序列"，則輸入2、4、6、8……)。
　　第三招--定義序列法。
　　單位裡職工的姓名是經常需要輸入的，有的職工姓名中含有生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好"職工姓名序列"，以後輸入就快多了：
　　將職工姓名輸入連續的單元格中，並選中他們，用"工具→選項"命令打開"選項",選"自定義序列"標籤，先後按"導入"、"確定"按鈕。以後在任一單元格中輸入某一職工姓名(不一定非得是第1位職工的姓名)，用"填充柄"即可將該職工後面的職工姓名快速填入後續的單元格中。
　　第四招--自動更正法。
　　因工作的需要，我常常需要將一些國家標準的名稱(如"《建築安裝工程質量檢驗評定統一標準》")輸入單元格中，對這些文本的輸入要求即準確又必須統一。我利用"自動更正"功能解決了為一難題：
　　用"工具→自動更正"命令，打開"自動更正"，在"替換"下面的方框中填入"G300"，在"替換為"下面的方框中填入"《建築安裝工程質量檢驗評定統一標準》"，然後按確定按鈕。以後在單元格中輸"G300"(注意：G一定要大寫!)確定後，系統會自動將期改正為"《建築安裝工程質量檢驗評定統一標準》"，既快速又準確、統一。
　　特別需要指出的是：如果表格中需要文本"G300"時，你可以先輸入"G3000"及後面的文本，然後再將"1"刪除即可。你可以依照上述方法將有關文本一性定義好，方便以後使用。特別指出的是：在這裡定義好的自動更正詞條在OFFICE系列其他應用程序(如WORD)中同樣可以使用。
　　第五招--函數合併法。
　　我經常需要輸入一些施工企業的名稱(如"馬鞍山市第九建築安裝工程有限責任公司"等)，這些文本大同小異，如果採取上"自動更正"法，多了以後自己可能也記不清其代碼了(你可以打一外一覽表，擺在電腦前供查找)，這時我們可以用EXCEL的一個函數來實現類似這些文本的快速輸入：
　　假定上述文本需要輸入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中(如D2單元格)，我們先在Sheet2工作表中的兩後單元格(如A1和B1)中輸入文本"馬鞍山市"和"建築安裝工程有限責任公司"，然後在Sheet1有D2單元格中輸入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1)，以後我們只要在C2單元格中輸入"第九"，則D2單元格中將快速輸入"馬鞍山市第九建築安裝工程有限責任公司"文本。
　　對於這一招有三點值得說明：
　　１我們可以用填充柄將上述公式複製到B列的其他單元格中，以後只要在C列相應的單元格中輸入某企業名稱的關鍵詞(如"第九")，則該企業的全稱將填入到D列相應的單元格中。
　　２為了便於公式的複製，我們再公式中對單元格的引用採取了"絕對引用"(如Sheet2A1和Sheet2B1，這部分單元格不隨公式的複製而發生變化，加上"$"符號即表示絕對引用)和"相對引用"(如C2單元格，我們沒有加"$"符號，該單元格會隨著公式的複製而自動作相應的調整)。
　　３這樣做工作表中就會多出一列(C列)，我們在打印時不希望將它打印出來，我們選中該列後右擊鼠標，在隨後彈出的菜單中?"隱藏"項，即可將該列隱藏起來而不被打印出來。
　　第六招--一次替換法。
　　有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號(如※)，非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷：
　　先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母(如X。注意：不能是表格中需要的字母)，等表格製作完成後，用"編輯替換"命令(或按 Ctrl+H鍵)，打開"替換"，在"查找內容"下面的方框中輸入代替的字母"X"，在"替換值"下面的方框中輸入"※"，將"單元格匹配"前面的"∨" 號去掉(否則會無法替換)，然後按"替換"按鈕一個一個去替換(如果表格中確實需要字母x時，這樣做就可達滿足這要求。
　　注意：此時鼠標最好選定在需要替換的單元格前面的單元格中，最好選定A1單元格。)，也可以按"全部替換"按鈕，一次性全部替換完畢(這樣做表格中所有的x都被替換掉，且鼠標可以選定在任何單元格中)。
　　第七招--快速複製法。
　　有時後面需要輸入的文本前面已經輸入過了，可以採取快速複製(不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V)的方法來完成輸入：
　　１如果需要在一些連續的單元格中輸入同一文本(如"磚混結構")，我們先在第1個單元格中輸入該文本，然後用"填充柄"將期複製到後續的單元格中。
　　２如果需要輸入的文本前面在同一列中前面已經輸入過，當你輸入該文本前面幾個字符時，系統會提示你，你只要直接按下"Enter"鍵就可以把後續文本輸入。
　　３如果需要輸入的文本和上一個單元格的文本相同，可以直接按下Ctrl+\'鍵就可以完成輸入。
　　４如果多個單元格需要輸入同樣的文本，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標點擊需要輸入同樣文本的所有單元格，然後輸入該文本，再按下"Ctrl+Enter"鍵即可。
　　第八招--定義格式法。
　　有時我們需要給輸入的數值加上單位(如"平方米"等)，少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們"自定義"單元格格式的方法來實現單位的自動輸入：
　　我們先將數值輸入相應的單元格中(注意：僅限於數值!)，然後在按住Ctrl鍵的同時，選取所在需要加同一單位的單元格，用"格式→單元格"命令，打開"單元格格式"，在"數字"標籤中，選中"分類"下面的"自定義"選項，再在"類型"下面的方框中輸入"#"平""方""米""，按下確定鍵後，單位(平方米)即一次性加到相應數值的後面。
　　第九招--定義詞組法。
　　對於一些經常需要輸入的文本(如"建築工程質量監督")，我認為，採取利用輸入法的"手工造?quot;功能來實現比較好(此處以"五筆輸入法"為例)：
　　啟動"五筆輸入法"，用鼠標右擊狀態條，選"手工造詞"選項，打開"手工造詞"，在"詞語"後面的方框中輸入詞組(如"建築工程質量監督"，最多20個漢字，夾雜一些符號也可以)，在"外碼"後面的方框中輸入"編碼"(最好採用系統自動生成的外碼，他符號該輸入法的編碼規則，便於記憶和使用)，然後先後按"添加"和"關閉"按鈕。以後可以像輸入其他詞組一樣輸入你自定義的詞組。
　　第十招--零找碎敲法。
　　下面這些方法與輸入看起來沒有直接的關係，但簡化了對EXCEL的設置過程，自然也就提高了錄入速度：
　　１大家知道，如果向EXCEL中輸入位數比較多的數值(如身份證號碼)，則系統會將其轉為科學記數的格式，為與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數值設置成"文本"格式。如果用命令的方法直接去設置，自然很慢。其實我們在輸入這些數值時，只要在數值的前面加上一個小"\'"就可了(注意：該"\'"必須是在英文狀態下輸入)。
　　２如果某個單元格中輸入的文本一行容不下，我們在按住"Alt"鍵的同時，按下"Enter"鍵就可以快速強行讓其轉行。Web Hosting